En cumplimiento de la ley Estatutaria 1581 del 2012 y las demás normas complementarias, EQUIIPA pone a disposición el presente aviso de privacidad, el cual tiene como objetivo informar al titular sobre el tratamiento al cual serán sometidos los datos almacenados en nuestras bases de datos e informar si estos estarán sujetos a transmisión y/o transferencia a terceras entidades.
Definiciones previas:
Para un mejor entendimiento de la presente política, es importante el conocimiento de los siguientes conceptos y su definición legal:
Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales en nombre y por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre el Tratamiento de los datos personales a partir de la Autorización del Titular u otra habilitación legal.
Titular: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Se define como cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia de datos: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión de datos: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el fin de que un encargado realice determinado tratamiento, por cuenta y según las indicaciones del responsable.
Identificación del responsable del Tratamiento:
Nombre: Aura Cristina Hoyos Hoyos
Cédula: 1107508604
Domicilio: Cali, Valle del Cauca.
Dirección Principal: Carrera 29ª #18ª -16.
Correo Electrónico: notificaciones@equiipa.com
Teléfono: +57 (315) 2188559
Nuestro compromiso:
Los datos personales en custodia de EQUIIPA en su condición de responsable y/o Encargado del tratamiento según el caso, serán tratados y protegidos cumpliendo los principios y regulaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y los Decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014, hoy contenidos en los capítulos 25 y 26 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, así como de conformidad con buenas prácticas en materia de protección de datos personales.
Ámbito de aplicación:
La presente política aplica al tratamiento de los datos personales de los titulares que tienen relación con EQUIIPA trátese de usuarios, clientes, proveedores, empleados, accionistas, entre otros. En este sentido, la misma es aplicable al tratamiento de datos personales de la persona natural que nos proporcione sus datos personales, directamente o a través de terceros, bien sea en calidad de responsable o de Encargado de tratamiento, cumpliendo con los respectivos requisitos legales vigentes en la materia.
Finalidades del tratamiento de datos personales:
De conformidad con las autorizaciones previas, expresas e informadas que brinden los titulares, EQUIIPA, recolectará, almacenará, custodiará, procesará, circulará, transmitirá o transferirá, y tratará los datos personales conforme a las siguientes finalidades de carácter general:
El adecuado desarrollo de su actividad comercial, incluida la utilización de los datos para la ejecución de la relación contractual, negocio o alianza comercial existente con sus clientes, contratistas, proveedores, aliados, usuarios, empleados y terceros
Permitir el ofrecimiento y venta de servicios y productos derivados de la actividad comercial de EQUIIPA, efectuar labores de mercadeo, realizar muestreos, encuestas e investigaciones comerciales y de servicio, de riesgos y de mercado, realizar pruebas, generar estadísticas, utilizar modelos matemáticos, identificar, recolectar y asociar información sobre intereses y hábitos de utilización de los productos o servicios y derivar conclusiones o determinar tendencias, permitiendo que la información del usuario se pueda o no anonimizar para los fines previstos en este numeral y cuyos resultados podrán ser utilizados por EQUIIPA para los fines previstos en la presente finalidad.
Suministrar al usuario información comercial sobre los productos y servicios ofrecidos por parte de EQUIIPA., así como recomendaciones de seguridad, y en general cualquier información que se considere necesaria y apropiada para la utilización de los productos o la prestación de los servicios.
Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de EQUIIPA., de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
Cumplir con los deberes legales impuestos para EQUIIPA individualmente considerada como responsable y o/ encargada del tratamiento de datos personales.
Dar a conocer, transferir y/o transmitir Datos Personales dentro y fuera del país a terceros relacionados con EQUIIPA en virtud de un contrato, la Ley o cualquier relación jurídica que así lo requiera o para implementar servicios de almacenamiento o computación en la “nube”.
Recabar, tener, manejar y utilizar la información para realizar control y prevención del fraude, control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos de los usuarios EQUIIPA o un tercero; y direccionarlos a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control, y tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales.
Gestión contable, económica, fiscal y administrativa de usuarios.
Cumplir con los fines del proceso de selección y/o contratación de la EQUIIPA, evaluar su idoneidad y/o eventual contratación
Dar cumplimiento las obligaciones legales de EQUIIPA en su calidad de empleador, incluyendo entre otros la gestión de la nómina, prestaciones sociales, sistema integral de seguridad social, prevención de riesgos laborales, pensiones, impuestos, entre otros.
Verificar y obtener referencias de personas naturales y/o jurídicas, suministradas por los candidatos en hojas de vida, formularios, entre otros.
Cumplir con los procesos internos de EQUIIPA en materia de administración de proveedores y contratistas.
Mantener un registro de la información de proveedores.
Gestionar procedimientos administrativos para desarrollar cualquier otra actividad en cumplimiento de la relación entre proveedores y EQUIIPA.
Las demás finalidades establecidas en la política de tratamiento de datos personales.
Autorización:
Para realizar el tratamiento de datos personales con las anteriores finalidades y con las detalladas de forma expresa en la política de tratamiento de datos personales, solicitaremos de conformidad con lo dispuesto en la normativa vigente aplicable y los medios legales permitidos, una autorización previa, expresa e informada, salvo cuando por disposición legal la misma no sea requerida.
Se entenderá que la autorización cumple con los requisitos de ley cuando esta sea obtenida: i) por escrito; ii) de forma oral iii) a través de un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir que el Titular otorgó su autorización para almacenar sus datos en nuestra Base de Datos; iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. Dicha conducta debe ser inequívoca de manera que no admita duda sobre la voluntad de autorizar el tratamiento. En ningún caso el silencio del titular podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
Así, en cada proceso de la EQUIIPA, y acorde con los datos personales recolectados y tratamiento a realizar, en la solicitud de autorización, en la Política de tratamiento de Datos Personales y en el presente aviso de privacidad, informaremos de forma previa las finalidades particulares, la posibilidad de que los datos sean compartidos a terceros Encargados de tratamiento, los derechos que le asisten a los titulares, los mecanismos que tenemos dispuestos para garantizar el ejercicio de dichos derechos, y los canales de acceso a la Política de Tratamiento de Datos Personales.
En caso de la recolección y tratamiento de Datos Personales Sensibles, la Autorización debe ser explicita en cuanto a que los datos objeto del Tratamiento tienen esa calidad, así como las finalidades. En este caso, el Titular no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información.
Derechos que le asisten al titular de datos personales objeto de tratamiento por parte de EQUIIPA:
Acceder, conocer, consultar, rectificar, corregir y actualizar los datos personales suministrados.
Revocar de forma parcial o total la Autorización que se ha otorgado y/o solicitar la supresión parcial o total de los datos personales, salvo cuando por deberes legales o contractuales los datos deban permanecer en nuestras bases de datos.
Solicitar prueba de la Autorización otorgada para tratar los datos personales.
Ejercer las demás acciones que la ley reconoce al titular en materia de protección de datos personales y habeas data.
Forma de ejercer los derechos que le asisten a los titulares de tratamiento de datos personales:
Para llevar a cabo consultas, rectificaciones, revocaciones, reclamos en ejercicio de los derechos de habeas data, se deberá acreditar la condición de titular sobre los datos personales mediante copia del documento de identidad, la cual se podrá suministrar junto con la solicitud respectiva, por medio digital en los canales que a continuación indicaremos. En caso de que el titular de datos personales se encuentre representado por un tercero, aquel deberá allegar el respectivo poder autenticado. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos aquí anunciados.
El usuario podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir datos y revocar la autorización; podrá dirigir sus consultas, peticiones, quejas o reclamos a través de los siguientes canales;
Por medio de solicitud escrita mediante correo a las siguientes direcciones electrónicas : notificaciones@equiipa.com e info@equiipa.com.
EQUIIPA podrá disponer de otros canales para el ejercicio de los derechos de habeas data por parte de los titulares, los cuales serán informados oportunamente.
Para una eficiente gestión, la solicitud debe contener la siguiente información:
Nombre e identificación del titular del dato personal, y de sus representantes de ser el caso.
Solicitud concreta, indicando cuál o cuáles de los derechos de habeas data deseas ejercer, qué deseas consultar, o en qué consiste el reclamo y cuáles son sus motivos.
Dirección física y/o electrónica para dar notificaciones.
Documentos que soportan la solicitud, si a ello hay lugar.
EQUIIPA informa que, si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, se comunicará dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada. Transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que has desistido de la solicitud.
En caso de que se trate de una consulta EQUIIPA dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días hábiles y en caso de que se trate de un reclamo se dará respuesta dentro del término de quince (15) días hábiles. EQUIIPA se pronunciará en los mismos plazos anteriores, cuando verifique que no tiene dentro de su base de datos, los datos personales de quien ejerce alguno de los derechos indicados.
En caso de consulta, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de diez (10) días hábiles, se informarán oportunamente los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de quince (15) días hábiles, se informarán oportunamente los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
EQUIIPA en los casos que tenga la condición de Encargado del tratamiento informará de tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del tratamiento del dato personal la solicitud, con el fin de que este dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal.
Forma de acceder a la Política de Tratamiento de Datos Personales:
El titular de datos personales que sean tratados por EQUIIPA, trátese de usuarios, clientes, proveedores, empleados, entre otros podrá acceder a la Política de Tratamiento de Datos Personales a través de este link: https://equiipa.com/politica-tratamiento-de-datos/ o a través de solicitud expresa enviada al siguiente correo: notificaciones@equiipa.com.
Última actualización: (Viernes 21 de julio de 2023)
